Instructivo para realizar la convocatoria, conducción y levantar las actas de las asambleas ordinarias y extraordinarias de la asociación de vecinos

Instructivo Para Conducir Las Reuniones de Condominio

Ingresos - Egresos Mes de Mayo/2010

Ingresos - Egresos mes Abril 2010

Cada condominio, la Venezuela que queremos

Texto Inaugurar de La Revista Mi Condomicio.com

Editorial

A veces, cuando presenciamos la asamblea de un condominio alguien afirma “Esto es Venezuela en chiquito, no hay manera de ponernos de acuerdo ni de dejar de pelear”. Además, muchas personas piensan que participar en un condominio nos condena a vivir en un infierno. Entonces ¿Tienen razón? ¿Son los condominios un infierno y una representación minúscula del país, imposible de cambiar?

Hace 8 años, nació Mi Condominio.com. Como iniciativa conformada, por personas que creemos que el cambio social es necesario y es posible, un cambio radical, de raíz, desde los espacios más cercanos y cotidianos. No creemos estar condenados a que vivir en comunidad sea un infierno. Creemos que si los condominios cambian, Venezuela cambiará. Por eso hemos ido tejiendo nuestra red desde el año 2000. Un nuevo nodo de la red es esta revista.


Cada condominio, la Venezuela que queremos

Si deseamos que nuestro país sea mejor, podemos empezar por que nuestro condominio, la comunidad más cercana, mejore. Elegir y conformar un buen equipo en la junta, comprender la ley y formarnos para nuestro desempeño, invertir el mayor tiempo y esfuerzo en crear comunidad, en sembrar relaciones entre los vecinos, informando, estimulando a tomar parte de festividades, comisiones de trabajo, espacios de diversión y encuentro, disminuyendo la morosidad y haciendo las obras e inversiones para preservar nuestra seguridad, prepararnos para un desastre o emergencia y atender a nuestros niños, jóvenes y jubilados de manera especial.

Para ello podemos innovar, no hay que hacer las cosas como siempre (a menos que estemos muy conformes con los resultados). ¿Podemos darle un uso grato productivo a la azotea, las áreas verdes y la sala de usos múltiples? ¿Podemos hacer un ejercicio de construcción de visión compartida e imaginar nuestro futuro en 20 años? ¿Podemos crear espacios no convencionales y gratos para nuestro vecindario y motivar a la productividad y al intercambio económico en nuestra comunidad? ¿Podemos proponernos iniciativas de responsabilidad social y de participación en la vida de la comunidad como condominio?

Seguramente la respuesta a todas las interrogantes es positiva. Si queremos que Venezuela sea un país de copropietarios en el siguiente siglo, debemos sembrar hoy, aprendiendo a vivir en comunidad. Tenemos el reto de prefigurar en el edificio al país que queremos. Debemos lograr superar el posible infierno, cambiando al condominio, cambiamos al país, poco a poco.


Elías Santana
esantana@micondominio.com.


Fuente: Esantana. La Revista Mi condominio.com, 22/01/2009
http://www.micondominio.com/portal/modules/smartsection/item.php?itemid=5268

La seguridad, un valor familiar

La cultura de la solidaridad y participación de todos

La seguridad como valor significa bienestar, salud y vida feliz.

También podemos verla como una necesidad de la persona de garantizar su integridad física y psicológica, por tal razón la seguridad es prioritaria.

Consciente de la importancia que representa la seguridad para cada uno de los miembros de nuestra urbanización se sometió a aprobación de la Asamblea el proyecto de remodelación de la Garita, mantenimiento del cerco eléctrico, portón principal y peatonal, debido al alto índice de inseguridad que se vive actualmente en el país y con el cual nos beneficiamos todos los propietarios.

Estas iniciativas son importantes para mantener y conservar nuestras áreas comunes en buen estado y lo más importante para tener mayor seguridad, pero de nada servirán, si cometemos descuidos enormes en otros aspectos:

• Dejar objetos de valor en áreas comunes o en el frente de nuestras casas
• No anunciar a los vigilantes a través del teléfono o personalmente de los datos de las personas que están esperando como visita y cualquier servicio de entrega personal, con la finalidad de realizar un mejor control de entrada y salida de personas externas a nuestras instalaciones.
• No contribuir con la aplicación de las normas estipuladas para el acceso de personas contratadas para realizar reparaciones o remodelación de las casas, así como el horario de trabajo, ya que las mismas tienen como finalidad realizar un mejor control de la entrada y salida al conjunto residencial y cuidar las buenas relaciones entre vecinos.
  El horario de trabajo de lunes a viernes es de 8:00 am, a 12:00 y de 2:00 pm a 6:00 pm, y los días sábados y feriados es de 8:00 am a 12:00 m.
  El personal de seguridad tiene instrucciones de registrar los datos personales de las personas que realizan trabajos de reparación o remodelación y revisar sus mochilas o morrales al momento de su salida.
• No notificar por escrito a la Junta Directiva del Condominio el cambio de residencia - mudanza.
• Utilizar nuestras viviendas como oficina, constituye un acto inseguro, porque estamos abriendo un abanico de posibilidades para que personas extrañas conozcan tus movimientos y las de tus vecinos.

Como dice un dicho popular: Vale más prevenir que lamentar

Por el bienestar de tu familia y de la nuestra, te encargamos revisar y aplicar las normas de convivencia y seguridad de nuestra comunidad y ver el artículo ¿Cuáles son las medidas de seguridad en tu hogar? en él encontraras los hábitos recomendados para que nuestro hogar sea una morada segura.

Vecinos no dejemos de cumplir las normas y tomar las medidas de seguridad, miren que el hampa esta suelta y no le importa nada ni nadie. Es necesario que colaboren en su propia seguridad, para beneficio de todos.

Estas son unas de las razones por las cuales se requiere una cultura de solidaridad y participación entre vecinos.

La Solidaridad es una característica que inclina al hombre a sentirse unido a sus semejantes y a la cooperación con ellos.

Podemos manifestar esta unión y cooperación, cada vez que, participamos o colaborando en campañas de cuidado y limpieza de calles y áreas recreativas de la comunidad, cumpliendo las normas de seguridad, vialidad, y convivencia; en los momentos que auxiliamos a nuestros vecinos, es decir, prestando nuestros servicios en la creación de mejores condiciones de vida.

La solidaridad nos permite descubrir y comprender que en cada lugar de trabajo y de convivencia, las personas tienen algo importante que aportar y que enseñarnos; si aprendemos a interesarnos por el bienestar de las personas, estamos en condiciones de ayudarles y prestarles un mejor servicio.

Vivir la Solidaridad requiere pensar en los demás como si fuera tu mismo, pues no vivimos aislados y nuestros vecinos esperan que alguien se preocupe por el bienestar y seguridad de todos, tal vez de alguien como tu. Ama a tu prójimo como a ti mismo

Valores

Para que las personas cooperen o contribuyan es indispensable mantener relaciones confiables y seguras, esto implica que todos los copropietarios asuman un comportamiento según la decisión consciente tomada por el equipo o en asamblea, basado en valores y beneficio mutuo, es decir, ganar- ganar y no en función de la conveniencia para sacar provecho personal, la intimidación o amenazas.

El comportamiento es un espejo
en el que cada uno muestra su imagen. Johann W. Goethe

De acuerdo a lo anterior, podemos decir que la cooperación creativa y el trabajo en equipo requiere que las personas tengan una mentalidad ganar/ ganar, y que escuchen con empatía, para que puedan aprovechar sus diferencias para generar opciones que no existían en pos de objetivos compartidos.

Igualmente podemos decir, que para conducir una organización u asociación es necesario tener objetivos claros y concretos en común, compartir ciertos valores que permitan crear un clima de interdependencia y de seguridad afectiva para que exista la fluidez en la comunicación, para que cada miembro pueda expresarse sin autocensurarse y confié que será escuchado y respetado. Todo esto permitirá el desarrollo de la creatividad y la innovación para la mejora continua de nuestros procesos de trabajo en beneficio de la colectividad.

En este sentido, los valores son muy importantes porque sirven de guía, de orientación e inspiración de las conductas de las personas, de los miembros de la organización o asociación; porque sirven como mecanismo de autocontrol y cauce estratégico para la puesta en marcha de la misión y la visión; porque fortalecen la cohesión de sus miembros y protegen a la organización de amenazas externas.

Conociendo ya la importancia de los valores, podrías indicar el grado de importancia que le concedes a los aspectos que se especifica más a bajo, para mantener una sana relación y buen clima en la comunidad:

Aspectos	Califica			Observación
	No es importante	Importante	Muy importante
Sentido de pertenencia a la comunidad
Trabajar en equipo
Cooperación entre los vecinos
Comprensión de los puntos de vista de los vecinos
Cortesía y buenos modales con los vecinos
Honestidad
Responsabilidad
Esfuerzo por mejorar la comunidad
Dialogo reflexivo y respetuoso
Hacer reclamos honestos y de buena manera
Cumplir las normas de convivencia
Participar en las reuniones
Aceptar y corregir los errores
Evitar hacer modificaciones o mejoras a la propiedad que perjudiquen al colectivo

Te paso un dato, estos son algunos de los principios para ser un buen ciudadano como tu y como yo.

El poder de la visión compartida y de la cooperación

Para direccionar nuestro esfuerzo y tener éxito es necesario tener claro nuestro panorama, para ello es conveniente responder a las siguientes interrogantes:
¿Quiénes somos y para qué existimos? (misión)

¿Hacia dónde se dirige la asociación u organización? (visión)
¿Cómo llegar hasta donde se dirige la empresa o asociación? (objetivos estratégicos)
¿Qué buscan los clientes o copropietarios? (Factores Claves de Éxito)

¿Cómo lograr los factores claves de éxito? (Estrategias)

El horizonte personal u organizacional se forma o crea dos veces antes que se hagan realidad, en primera instancia en la mente de las personas, con una imagen en donde quiere llegar o hacer en un determinado plazo, la segunda es en la fase de planificación o diseño, las que posteriormente se concretan en la realidad.

Según Stephen Covey, autor de los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, uno de los hábitos del liderazgo personal, consiste en la necesidad de comenzar cada día con un fin en mente, lo que le permitirá o dará sentido y dirección.

A nivel de un equipo de trabajo, uno de los principales aspectos para crear sinergía es la definición de la visión, misión y los objetivos a lograr.

En tal sentido Peter Senge plantea que:

“En una organización inteligente, los líderes pueden comenzar siguiendo su propia visión, pero a medida que aprenden a escuchar las visiones de otros comprenden que su visión forma parte de algo más amplio. Esto no disminuye la responsabilidad por la visión propia, sino que en todo caso, la ahonda. "

Nuestra urbanización es bella, pero podemos hacer más aun. ¿Cuál es tu visión de futuro al respecto? ¿Cómo la visualisas?

"Lo que puedes hacer, o sueñes que puedes hacer, empieza."
Johann W. Goethe (1749-1832)
Poeta, novelista, dramaturgo y científico alemán.

¿Es una visión realista pero a su vez retadora?

Nos gusta planificar nuestra vida, y que todo resulte como planificamos, pero rara vez sucede así, porque nos hemos planteado expectativas poco realistas.

Como comenta Joyce Meyer en su libro: Cómo tener éxito en aceptarte a ti mismo, “que nos pasamos la vida buscando el matrimonio perfecto, el trabajo perfecto, (la comunidad perfecta), el amigo perfecto, pero la verdad es que no ¡existe!”. Debemos ser realistas para entender que todos tenemos áreas fuertes y débiles, que debemos considerar las dos cosas.

En el caso de las organizaciones o asociaciones que buscan un mejor futuro tendrán dificultades cuando carezcan un diagnostico que nos permita ver nuestras fortalezas y debilidades, nuestras oportunidades y amenazas para trabajar sobre bases sólidas.

Las expectativas poco realistas acerca de nuestras circunstancias puede ser un instrumento para desanimarnos y desesperarnos.

¿Cómo piensan cumplir la visión? ¿Cuentas con un plan de acción?

Para lograr o hacer realidad ese sueño, esa visión, unido con la misión o razón de ser de la organización o asociación de vecinos se necesita realizar un plan de trabajo donde se involucre a todos los copropietarios para que aporten sus opiniones e ideas, con la finalidad de adecuarlo a las necesidades de la organización o asociación en el contexto actual.

Uno de los grandes retos que tenemos actualmente es:

• Crear y consolidar un espacio de encuentro caracterizado por un clima de empatía, pluralismo, creatividad, respeto y corresponsabilidad, donde intercambiar acerca de las coincidencias, diferencias y conflictos sea posible.
• Establecer o actualizar colectivamente el conjunto de reglas o normas que dirigen el comportamiento de todos los vecinos.
• Promover espacios de socialización para fortalecer la capacidad de empatía y los lazos personales entre los actores o vecinos y disolver las etiquetas y perjuicios.

Una vez elaborado y aprobado el Plan de acción se requiere difundirlo para hacerlo del conocimiento de todos, es decir, comunicarlo para que cada persona sepan que es lo que se va hacer y que rol le corresponde en la ejecución, y puedan cooperar en el logro de los objetivos planteados.

Para concluir quiero decirles que podemos tener muchos proyectos para mejorar nuestra comunidad y hasta hacerlos realidad, pero para cuidarla, mantenerla y valorarla necesitamos de buenos ciudadanos.

En busca del entendimiento

La paz no consiste solamente en la ausencia de la violencia, intimidación, amenaza, coacción -lo cual sería ya un logro importante- sino también pasa por la colaboración recíproca y por una gama de acciones positivas para una sana convivencia.

Para evitar la violencia, directa o indirecta, que se puede generar en una organización, comunidad, familia, lo mejor es propiciar el intercambio de opiniones, con la intención de conocer las expectativas, necesidades e inquietudes de las partes involucradas, con el propósito de encontrar la solución, para lo cual es necesario hacer honor a la verdad y la justicia.

La búsqueda del entendimiento entre las personas frente a la natural conflictividad humana requiere cierto grado de confianza recíproca y esta sólo se logra con el trato respetuoso y amable. Además se debe disponer de una metodología.

Para alcanzar un consenso se requiere aplicar la metodología del dialogo para identificar las necesidades básicas y explorarlas hasta agotar las diversas formulas para solucionarlas. Para ello es indispensable tomar en consideración los diferentes puntos de vistas, con el objeto de ser justos y a su vez que el acuerdo a que se llegue no perjudique las necesidades e intereses de los otros.

Para ser justos debemos de excluir los puntos de vistas o conceptos individuales, y más bien tratar de considerar los diferentes puntos de vista, ya que cada persona puede ver la situación de color rojo, otro amarillo, otro verde y así sucesivamente.

La justicia se construye dentro de un espacio donde las diferencias pueden ser reconocidas por ambas partes y cotejadas con instrumentos legales que rigen la materia y de una justa medición en una balanza bien equilibrada. Lejos del ego personal y de esquemas prefijados.

Debido a que los errores de apreciación y malos entendidos son el pan de cada día, que pueden surgir en cualquier momento, y de ellos generalmente nacen los inconvenientes, se hace necesario dialogar y conversar antes de que se conviertas en unos monstruos gigantescos y nos disparen. Como bien lo dice un refrán popular: hablando la gente se entiende ya que la única vía posible para aclarar opiniones erróneas o malos entendidos es dialogando.

En un proceso de dialogo resulta inaceptable ir armados con mentiras conscientes y hasta hirientes contra las otras partes. Esto es renunciar de antemano al éxito.

Quien pretenda resolver cualquier conflicto entre seres humanos debe partir del precepto de que él también puede tener una visión errada y distorsionada de la situación o que su conocimiento de la realidad puede ser escaso o inexacto.

Un diálogo jamás avanzará mientras lancemos bombolones (amenazas, gritos, evidencias reales o ficticias) al rostro del otro, todo esto forzosamente crea mayor confrontación y ahondará las diferencias.

Para un dialogo exitoso se requiere:

• Escuchar para entender. No limitarse a oír para atacar los argumentos presentados por la otra parte.
• Diferenciar a las personas de las organizaciones, de los hechos o programas que representan: esto implica diferenciar entre el mensaje y el mensajero, entre el mensaje y el vocero, con la finalidad de que no se vean los reclamos o medidas tomadas como algo personal.
• Evitar atribuir automáticamente significados malignos no verificados a las acciones o posiciones de los demás, ya que muchos conflictos empiezan por ver los problemas desde una sola perspectiva.
• Contener las emociones, meditar antes de actuar, no dejarse llevar por los impulsos.
• Expresar sus puntos de vista de manera respetuosa
• Respectar los puntos de vista de las otras personas, recuerda que somos diferentes

“Estamos en este mundo para convivir en armonía.
Quienes lo saben no luchan entre sí”

Buda
líder religioso de la India que vivió entre el 563 a.C. y el 486 a.C.

¿Cómo mejorar nuestras relaciones interpersonales y obtener una mejor calidad de vida?

La convivencia humana necesita del aprendizaje de destrezas que están basadas en el respeto, la tolerancia mutua en tanto a las diferencias.

Nuestras acciones hablan apabullantemente más alto que nuestras palabras

Hemos de aprender a comunicarnos de manera clara y directa, sin que esto sea tomado como un acto agresivo, a esforzarnos por nuestros anhelos y deseos, sin que esto implique destrozar a nuestros compañeros, vecinos, amigos, familiares; además se requiere aprender a negociar de manera transparente y honesta. En este contexto la calidad de vida significa crear vínculos positivos con otras personas.

¿Cómo lograr un clima social adecuado?

Unas relaciones de alta calidad entre compañeros de trabajo, familiares, amigos y vecinos nos ayuda en nuestro diario vivir a enfrentar la cotidianidad sintiéndonos acompañados, queridos y saber que contamos con personas a las cuales podemos decir y expresar con confianza nuestras inquietudes, que nos escuchan y respetan.

Para ello es indispensable cumplir el siguiente mandamiento: “Ama a tu prójimo como a ti mismo” Si logramos poner en práctica este mandamiento, habríamos logrado elevar nuestra calidad de vida al mil por ciento o más.

El amor es un concepto universal relativo a la afinidad entre seres. El amor es como una luz, un faro que resplandece los valores de las personas y nos permite verlas, comprenderlas y apreciarlas mejor.

El odio es al revés, se caracteriza por ser un sentimiento negativo, que se encuentra cargado de una profunda antipatía, aversión, disgusto, enemistad o repulsión hacia una o varias personas, cosas, situaciones o fenómenos, es como una sombra que proyectamos sobre las personas que las opaca y nos ciega, de modo que nos impide conocerlas y apreciar sus valores.

Se que resulta más fácil hablar acerca de cómo tratar a la gente que realmente hacerlo. Pero tal vez, en este momento, estas meditando y reflexionando:

• ¿Cómo podría optimizar las relaciones con todas las personas o grupos de interés con que interactúo?
• ¿Qué podría hacer para evitar o remover las dificultades, los obstáculos que impiden una sana convivencia?

Y en tu interior, quizás pienses que la clave para tener unas buenas relaciones humanas es sentir un genuino interés, simpatía, amor por los otros y tener voluntad de concordar. ¡Muy bien!, eso es una buena idea.

Las investigaciones en el campo de las relaciones interpersonales indican que para cultivar el arte de estimar y amar a los demás es necesario desarrollar:

• la empatía: la cual es una destreza básica de la comunicación interpersonal, ella permite un entendimiento sólido entre dos o más personas, en consecuencia, la empatía es fundamental para comprender en profundidad el mensaje del otro y así establecer un dialogo.
  La empatía resulta imprescindible para interpretar adecuadamente las necesidades de los demás, es ponernos en el punto de vista de los otros, lo que nos posibilita que seamos capaces de entender sus sentimientos, su forma de pensar y actuar. Mientras no veamos al mundo como lo ve el otro, no podemos comprenderlo.
  El proceder con empatía no significa estar de acuerdo con el otro. No implica dejar de lado las propias convicciones y asumir como propias la del otro. Es más, se puede estar en completo desacuerdo con alguien, sin por ello dejar de ser empáticos y respetar su posición, aceptando como legítimas sus propias motivaciones.
• el trato humano positivo (Satisfacer las necesidades fundamentales: ser aceptado, reconocido, estimado). Todos tenemos algunos aspectos positivos y si valoramos y apreciamos los del prójimo y se lo manifestamos, mejoramos las relaciones interpersonales y contribuimos al desarrollo de las personas. Para ello es imprescindible cambiar la actitud y el hábito de censurar, criticar, reprochar a las personas, señalándoles sus errores, deficiencias, fallas. Aunque a veces se hacen con buenas intenciones, sin embargo lo que se logra es contribuir al empeoramiento o deterioro de las relaciones humanas.

Para concluir les dejo este pensamiento:

“Hemos aprendido a volar como los pájaros, a nadar como los peces; pero no hemos aprendido el sencillo arte de vivir como hermanos”.

Martin Luther King (1929-1968) Religioso estadounidense

¿Cómo prestar mejores servicios, obtener mejores resultados y mayores beneficios?

Durante años las personas y las empresas han “funcionado exitosamente” con sistemas competitivos e individualistas, debido a la educación que recibimos y el sistema social en que estamos inmersos fomenta la competencia y el triunfo individual sobre los otros, lo que genera ciertos conflictos.

En un conflicto hay varias salidas posibles:

• Yo gano – tú pierdes
• Yo pierdo – tú ganas
• Las(os) dos ganamos y perdemos algo
• Las(os) dos perdemos
• Las(os) dos ganamos

Las personas que comparten la filosofía de ganar tu pierdes se preocupan siempre por sí mismas. Quieren ganar pasando y pisoteando los derechos de los demás, excluyen el éxito de las otras personas. Cuando nos encontramos con personas o grupos con este perfil, se generan conflictos duraderos ya que no renuncian hasta no vengarse y al final todos pierden. No hay trato.

Las personas que optan por perder y dejar que las otras ganen, muestran alta consideración por las personas, pero a cuesta de sacrificar sus sentimientos, puntos de vistas e intereses. Unas de las posibles causas es que buscan fuerza en la acepción y la popularidad. Complaciente.

En el caso de los dos ganamos y perdemos algo, el arreglo alcanzado, es frágil e insatisfactorio, para uno o ambas partes, por no haber atendido los problemas en la raíz del conflicto. Cuando los dos perdemos, se observa una ausencia de dialogo o negociación.

Las personas con paradigma yo gano, el independiente, centran su actuación en lograr lo que quieren, aunque no quieren necesariamente que los demás pierdan. Son personas individualistas sin sensibilidad y conciencia hacia los demás. “Yo primero” “Lo mi es mío”

Hoy en día, estos modelos de actuación no aplican, solo logran el éxito aquellas personas, empresas o asociaciones que se unen en una poderosa sinergia para obtener mejores resultados, mejores servicios y mayores beneficios. Todos ganamos.

El trabajo en equipo es lo ideal, para lo cual hay que aplicar estrategias y metodologías para el logro de objetivos comunes.

Para trabajar en equipo es necesario comprender que el punto de vista individual es como una pieza de un rompecabezas y que con ella solamente no se puede armar, sino que es necesario complementarla e integrarla con las “piezas” que corresponden a los otros puntos de vista, para lo cual es necesario cultivar el arte de atender y escuchar para conocer mejor lo que otros piensan y quieren expresarnos.

Cuando se trabaja en equipo, lo ideal es que el grupo de personas que lo integran creen sinergia. Esto significa que complementan sus capacidades en pos de un objetivo, planifiquen actividades y compartan la responsabilidad con la finalidad de obtener resultados superiores a los que obtendrían individualmente.

Entre los principios fundamentales para crear sinergía en un equipo están:

• Encontrar objetivos o intereses comunes, que los anime o motive al logro de los mismos, ya que esto les da sentido de pertenecían a la comunidad u organización.
• Escuchar empáticamente que significa, entender primero, antes de ser entendido, antes de aportar ideas, antes de tomar decisiones.
• Valorar las diferencias, significa no sólo toléralas, aceptarlas, sino festejar las diferencias, es decir, reconocer que existen diferentes puntos de vistas, por tanto, toda critica está prohibida. Toda idea es bienvenida.
• Tratar con cortesía y buenos modales a los vecinos o compañeros de trabajo.
• Establecer relaciones de ganar-ganar, como ejemplo: Comunicar con franqueza a tu interlocutor lo que esperas de él; agradecer y estimular el apoyo; reconocer los créditos correspondientes a cada persona, sus contribuciones. Utilizar términos como: Lo logramos, lo hicimos.
• Asumir un rol participativo de cooperación, entre los vecinos o compañeros de trabajo con la intención de minimizar los efectos de los roles individualistas distorsionadores del trabajo en equipo. Ejemplo: ¿Hay algo en lo que pueda ayudar? Yo puedo ayudar en …
  
  “El éxito o el fracaso en cualquier organización, asociación o profesión es el resultado de las competencias que tienen las personas para trabajar en equipo”.